即使对于在执行租赁、建造内部办公空间和将同事搬到新宿舍方面拥有丰富经验的个人来说，开始寻找办公空间也可能是一项艰巨的任务。对过程中涉及的步骤有一个大致的了解，以及知道每个阶段可能需要多长时间，是一种合理的开始方式。起步太晚可能会迫使您进入对您的业务不起作用的空间或对您的公司不利的条款。
根据您需要的房屋大小，所涉及的建筑程度以及无数其他因素，对空间的搜索可能会有很大差异。在这里，LoopNet 提供了该过程的一般概述，但请记住，每个空间搜索都是不同的。司法管辖区有不同的规定，建筑物的大小和系统不同，房东有不同的期望，许多其他特征将影响您的租赁之旅。话虽如此，以下步骤构成了该过程的支柱，可应用于各种尺寸的要求，从 500 平方英尺到 50，000 平方英尺或更多。
不要拖延：留出 6 到 24 个月的时间来寻找空间并执行租约
根据您需要容纳的员工数量，除一些例外情况外，该过程通常需要 6 到 24 个月。一家拥有 10 名员工的公司寻求 2，500 平方英尺的办公套房，可能会在三到六个月内找到可入住的空间、执行租约并占用该空间。但是，寻找25，000平方英尺空间的大型租户可能需要24个月才能入住，然后才能进行翻新。50，000平方英尺或更多的特别重要的要求可能需要更长的时间。
开始
在搜索的早期阶段，有四项关键活动需要开展。在大多数情况下，这些任务涉及时间、重点和组织，而不是现金支出。它们可以同时完成，需要一到六个月才能完成。
明确您的公司为什么或是否需要办公空间。公司的生命阶段通常是确定公司为什么甚至是否需要办公空间的良好指南。希望搬出创始人家的新兴企业可能会考虑联合办公或行政套房安排。一个成熟的企业可能正在增长，所以更大的办公套件或不同地点的额外办公室可能是有意义的。
考虑聘请商业房地产经纪人。不需要与专门从事租户代表的商业房地产经纪人合作。但是，租户代表在法律上有义务维护租户的利益。如果您代表自己，在与代表建筑房东的上市代理合作时，您可能会处于巨大的劣势，并且在谈判房地产租赁方面拥有丰富的经验。
确定空间要求和目标。您需要容纳多少名员工?您认为您的公司在未来几年会增长还是萎缩?您预计哪种类型的办公室布局?您需要多少间会议室?您会专门为您的公司建造定制空间，占用预建的办公套件，还是只需要一些办公桌和联合办公设施的办公室?这些只是您在评估需求时要解决的几个问题。
制定房地产预算。仔细查看您的财务报表，并明确您可以支付的租金。另请注意，租约的结构有多种，因此您可能需要在租金之外支付每月费用，例如水电费、房地产税、财产保险等。执行租约、搬家具、安装因特网电缆和建造办公空间等项目产生的额外一次性费用也应编入预算。
核心活动
现在您对所需的办公套件类型和您可以支付的租金有了大致的了解，您可以专注于确定满足您需求但又不会破坏的位置和建筑物。您可以根据目标时间段的可用空间以及建筑物所有者/房东寻求的“要价租金”或租金金额来搜索建筑物。下面描述的各段之间可能存在一些重叠，但在大多数情况下，每个段都需要连续进行。
确定对您的客户、员工和预算有意义的位置和建筑物(一到六个月)。了解与您的业务有关的关键人员的需求非常重要。因此，确定是否有您需要接近的客户群，或者员工和高层管理人员的通勤模式是否是优先事项是一个很好的起点。此外，某些地区的税收结构和劳动力成本可能会严重影响您的选址决策。您想靠近公共交通或主要高速公路吗?当您专注于特定建筑物时，楼板是否使您能够适应公司所需的扩建?这些只是您在评估位置、子市场、社区和建筑物时需要注意的一些考虑因素。
向房东索取符合您标准的建筑物提案(一到六个月)。一旦您找到两到三个可行的空间，请以书面形式向房东索取建议，表达租赁的一般条款。这些应包括租金、升级、您将负责的费用、免费租金等优惠、租约期限、保证金信息等。提案中的属性可能不会进入最终租约，但它们将作为您和房东将围绕其进行谈判的书面锚点。提案应包括反映以前与房东进行的对话的条件和数字。如果他们不这样做，这可能表明您和房东不在同一页面上。
测试适合性，谈判和意向书(一到三个月)。对于较大的空间要求，请聘请建筑师/空间规划师并创建“测试配合”，将您的工作站、会议室、办公室等覆盖在您最喜欢的办公套房的地板上，看看哪一个最适合您的特定布局。当您考虑各种选择时，请与多个房东协商条款。当您同时处理多个报价的谈判时，将需要专心和耐心，但在此阶段投入时间将使您能够为每个机会获得最优惠的价格和条款。确定空间后，生成由各方签署的意向书。
聘请律师并执行租约(一到六个月)。在确定一个空间并确保房东和租户在意向书上签名后，大部分基础工作将为办公室租赁奠定。本合同将是管理您在建筑物期间作为租户的权利和责任的文件，它应反映您在搜索期间与该房东建立的所有条款。虽然不需要聘请律师，但建议聘请经验丰富的律师来审查文件，并确保所有条款和条款在法律上是适当的，并保护您的利益。
最后的延伸
根据您确定的空间状况，您可以立即搬入，或者您可能需要开始一个重要的建筑项目。
建立您的空间(三到十二个月)。这是租赁过程中的通配符，因为根据扩建范围，活动通常变化最大。如果您占用处于入住状态的空间，或者只是粉刷和重新铺设套房，这可能需要几天到三个月的时间。涉及拆除和重建的部分扩建或以“外壳”状态建造未完成的空间可能需要数月至一年多的时间，具体取决于项目的规模和复杂性。外壳条件下的空间通常意味着没有内墙，天花板和柱子完全暴露，并提供主要管道和电气连接。对于需要大量施工的项目，您可能需要与建筑师、工程师、总承包商以及潜在的其他设计和施工相关专业人士合作。建筑费用的某些部分(如果不是大部分)通常由房东以租户改善津贴的形式支付。
搬入(五到十五天)。一旦施工完成并通过所有检查，家具和最终技术的安装将需要占用许可证。搬家公司可以在员工到达大楼并开始过渡到新办公空间之前为个别员工提供文件、复印机和个人物品。
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